業務フローの改善は、業務を効率化し、企業全体のパフォーマンスを向上させるために重要です。とはいえ、業務の改善に向けて何をすべきか分からずに悩んでしまう方も多いでしょう。業務の改善は、まず現状を可視化した後に課題を洗い出していく必要があります。
この記事では、業務フローの改善方法やポイントについてわかりやすく解説します。
＜この記事の監修者＞
業務フローとは？
業務フローとは、業務の進行過程を視覚的に示した手順のことです。業務進行をフェーズごとにまとめ、担当者や使用ツール、時間配分を明確にします。これにより、業務の全体像を把握でき、業務全体の効率化や標準化を進めやすくなります。
また、業務フローは、チーム全体の共通理解を深め、スムーズな業務遂行を実現するためにも有効です。
業務フローと業務プロセスの違い
業務フローと似ている意味として、業務プロセスがあります。
業務プロセスとは、業務全体の流れや役割を段階ごとに示し、目的達成のための大まかなステップに焦点を当てたものです。業務の成果や結果を重視し、目標達成への道筋を描くのが特徴です。
一方、業務フローは、具体的な業務手順やアクションをどのように進行するかを明確にし、業務の細かな流れに焦点を当てています。プロセスをさらに細かくし、フローチャートなどで視覚的に示すのが特徴です。
業務フローの改善方法
業務フローの改善をするためには、まず最初に現状を可視化しなければなりません。なぜなら、現状を洗い出し、可視化できなければ、何から改善すべきか分からないからです。ここでは、業務フローの改善方法について解説します。
１.現状を可視化する
まず、業務フローの現状を把握しましょう。無駄な業務や時間の浪費がないか、現場の職員にヒアリングを行い、細かな問題点まで洗い出します。実際に現場で業務をこなしている職員にヒアリングをすれば、リアルな声を聞けるため、問題点も見つけやすくなります。
こうした業務フローの洗い出しは、現状の課題を明確にして、改善に向けて行動しやすくすることを目的としています。
２.課題のゴール設定と実行
現状の課題を抽出したあとは、ゴールを設定します。ただし、ゴールを設定するだけでは目標を達成できません。
ゴールに辿りつくまでに、何をいつまでに達成するかを明確にし、行動の優先順位をつけて計画的に進めることが重要です。もし課題が多くて何から改善していけばいいか分からない場合には、その中で最も重要な課題から手をつけるのが成功に近づくポイントです。
３.改善後の検証をする
改善計画へ向けて進められた場合、一定期間後に成功要因や改善点などを振り返りましょう。その結果を次の改善計画に活かすことで、持続的な業務フロー改善が可能になります。
業務フローの改善は、現状の可視化、課題のゴール設定と実行、改善後の検証という3つのステップでPDCAサイクルを回し続けることが重要です。
このサイクルを回し続けることで、改善点が徐々に減り、スムーズに業務フローが改善していくでしょう。
業務フロー改善のポイント
業務フロー改善において、高すぎる目標を設定してしまった場合、うまく改善できなくなる原因となります。そうならないためには、理想を求めすぎないことが重要です。ここでは、業務フロー改善のポイントについて詳しく解説します。
理想を求めすぎない
業務フロー改善では、完璧を求めすぎると結果的に停滞してしまうことが多くあります。理想ばかりに焦点を当てていると、現実が見えなくなり、本当に改善すべきことも改善できなくなります。
まずは、小さな目標を設定し、少しずつ改善を積み重ねていくことから重要です。そうすることで、現実的かつ継続的な成果を得られます。
改善を横展開していく
業務フローが1つ改善したら、他の部署や業務にも横展開をしてみましょう。1つの施策の横展開は、短期間で改善の効果を拡散できるため、さらに業務効率を上げることに繋がる可能性があります。
同じ手法を複数の部署で試すことで、少ない労力で大きな成果を得られるでしょう。
柔軟に方法を変える
一つの方法にとらわれないように注意しましょう。
例えば、課題を洗い出す方法としてフローチャートが挙げられますが、課題を洗い出す方法はフローチャートだけとは限りません。もし、フローチャートに正確に見やすく書くために多くの時間を費やしてしまうのであれば、時間を無駄に使ってしまう可能性もあります。フローチャートだけに囚われず、箇条書きや付箋で書き出していくことで、もっと素早く効率的にチームで情報共有できるかもしれません。
業務フローを改善する方法をひとつに限定せず、さまざまな方法を検討して、会社に導入しやすい方法で課題を抽出することが重要です。
業務フローを改善して企業の業務効率をあげよう
業務フローを改善することで、業務効率が向上し、企業全体のパフォーマンスが上がります。
「課題が多くあって何からやればいいかわからない・・・」と悩んでいる場合には、優先順位が高いと感じるものから改善していきましょう。1つずつクリアしていくことの積み重ねがスムーズな業務遂行の実現につながります。まずは小さなステップから着実に改善を進めていくことが重要です。
また、業務フロー改善をスムーズに進めるためには、実際に現場で働く職員のモチベーションを上げることも重要になります。なぜなら、モチベーションが高まることで、職員が能動的に動きだし、自然と業務効率が上がっていくからです。
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